國家安全生產監督管理總局辦公廳

國家安全監管總局辦公廳關于印發《安全生產監管監察部門音像電子文件歸檔管理規定》的通知

安監總廳〔2016〕134號


各省、自治區、直轄市及新疆生產建設兵團安全生產監督管理局，各省級煤礦安全監察局：

為貫徹落實中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》精神，規范音像電子文件歸檔和管理工作，國家安全監管總局制定了《安全生產監管監察部門音像電子文件歸檔管理規定》，現印發給你們，請遵照執行。

國家安全監管總局辦公廳

2016年12月21日

安全生產監管監察部門

音像電子文件歸檔管理規定

第一章 總則

第一條 為加強各級安全生產監督管理部門、煤礦安全監察機構（以下統稱安全生產監管監察部門）音像電子文件的歸檔管理，根據《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）、《檔案著錄規則》（DA/T18-1999），制定本規定。

第二條 本規定所指音像電子文件由能夠反映有關安全生產監管監察部門工作的數碼照片、數碼錄音、數碼錄像文件組成，是指使用數字設備拍攝獲得的，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件、數字音頻文件和數字視頻文件，包括經數字化轉換的紙質照片、模擬聲音信號（如錄音帶）、模擬影像信號（如錄像帶）所形成的電子文件。

第三條 本規定所指音像電子檔案是指具有查考和利用價值并歸檔保存的音像電子文件，由內容、結構和背景組成。

第四條 音像電子檔案實行集中統一管理。拍攝者或承辦單位負責對音像電子文件及時整理，并著錄詳細說明信息，檔案部門對整理歸檔工作進行監督和業務指導，負責音像電子檔案的接收、保管、統計和提供利用。

第二章 歸檔

第五條歸檔范圍。

（一）記錄本單位的重大活動、重要會議、重要工程。

（二）記錄本單位組織或參與處置重大事件、搶險救援活動，包括自然災害、事故、突發事件。

（三）記錄本單位法制建設、安全執法、隱患治理、行政許可、專項整治、督查督辦、安全宣教等工作的過程及成果。

（四）記錄本單位勞動模范、先進人物及其典型活動。

（五）本單位歷屆領導班子成員的證件照片。

（六）記錄上級領導和著名人物前來本單位檢查、視察工作或參加與本單位有關的重大公務活動。

（七）其他具有保存價值的音像類電子文件。

第六條 歸檔要求。

（一）歸檔的音像電子文件應齊全、完整，記錄客觀、系統，主題明確、畫面完整、音像清晰。

（二）數碼照片應是用數字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件，未經過裁剪、修飾等操作。對反映同一內容的若干張數碼照片，應選擇其中具有代表性和典型性的數碼照片作為一組歸檔，反映同一場景的數碼照片一般只歸檔一張。

（三）以活動中直接形成的數碼錄音、數碼錄像文件為素材，遵循活動時序與客觀事實編輯制作的電子文件也應收集歸檔。

（四）音像電子文件應以通用或長期保存格式歸檔。數碼照片為JPEG、TIFF或RAW格式，數碼錄音文件為WAV、MP3格式，數碼錄像文件為MPEG、AVI格式。

（五）音像電子文件歸檔時，應參照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）由移交人員和檔案部門共同進行電子文件真實性、完整性、可用性以及病毒感染的鑒定和檢測，并辦理移交。重大活動有宣傳報道的，應將與拍攝內容相關的宣傳報道材料電子版一并歸檔。

第七條 音像電子文件在拍攝或轉換完成后，應及時整理和歸檔，最遲不超過次年3月底。

各單位應不定期開展檔案征集活動，收集與本單位及所屬機構有關的、反映安全生產監管監察工作的音像電子文件。

第三章 整理和著錄

第八條 音像電子檔案的保管期限定為永久。

第九條音像電子檔案分為數碼照片、數碼錄音、數碼錄像三類，其分類代碼分別為ZP、LY、LX。

第十條 音像電子檔案應按照檔號命名規則在存儲器中逐級建立并命名文件夾。

第十一條 數碼照片文件的整理。

（一）數碼照片以照片組為單位進行整理，同一會議、活動、項目或反映同一問題、事由的若干張數碼照片組成一個照片組。

（二）數碼照片文件以檔號命名。檔號由檔案室代號（或全宗號）、分類代碼、年度、照片組號、張號組成。

檔案室代號：總局檔案館分配給各立檔單位的代號，由4位阿拉伯數字組成。

全宗號:地方檔案館分配給各立檔單位的代號。

照片組號：同一年度內的照片組號按形成時間順序從“1”開始順序編號，為4位阿拉伯數字，不足4位的在前補“0”。

張號：同一照片組號內數碼照片按形成時間順序從“1”開始順序編號，為4位阿拉伯數字，不足4位的在前補“0”。

（三）數碼照片檔案按分類、年度、照片組逐級分層次建立并命名文件夾。即在“數碼照片”文件夾下按不同年度建立并以年度命名文件夾，同一年度文件夾內按不同組號分別建立和命名文件夾，也可以該組號加題名命名，組號與題名之間加兩個空格。

（四）與一組照片內容相關的宣傳報道材料電子版存儲為txt格式，以報道標題加存儲格式命名，存儲在末級文件夾下。

示例：2009年檔案室代號為2110的單位拍攝的××省安全生產工作會議數碼照片為2009年第１組，共有10張，存儲格式為JPEG，該組第10張照片的文件名應為：2110-ZP-2009-0001-0010.jpeg，宣傳報道材料文件名為：2009年××省安全生產工作會議召開.txt。存放路徑為：

盤符：\音像電子檔案\數碼照片\2009\0001\

或盤符：\音像電子檔案\數碼照片\2009\0001 2009年××省安全生產工作會議\

第十二條數碼錄音、數碼錄像文件的整理。

（一）數碼錄音、數碼錄像文件以自然件為單位整理，以檔號命名，按形成時間順序排列。其檔號由檔案室代號（或全宗號）、分類代碼、年度、件號組成。同一年度內件號從“1”開始順序編號，為4位阿拉伯數字，不足4位的在前補“0”。

（二）數碼錄音、數碼錄像檔案按分類、年度、件號逐級分層次建立并命名文件夾。以件號命名文件夾，可以加題名，件號與題名之間加兩個空格。

（三）與一件數碼錄音、錄像檔案內容相關的宣傳報道材料電子版為txt格式，以報道標題加存儲格式命名，存儲在末級文件夾下。

示例：2010年檔案室代號為2110的單位錄制了1組關于安全生產檢查活動視頻，是2010年第3個視頻文件，視頻文件格式為AVI，文件名應為：2110-LX-2010-0003.avi,宣傳報道材料文件名為：××省深入開展安全生產大檢查活動.txt。存放路徑為:

盤符：\音像電子檔案\數碼錄像\2010\0003\

或盤符：\音像電子檔案\數碼錄像\2010\0003 ××省2010年8月安全生產檢查\

第十三條音像電子文件整理過程中應采取有效的病毒防護措施，免受計算機病毒的感染。

第十四條 音像電子檔案著錄應真實、完整、詳細，便于檢索。題名和文字說明應綜合運用時間、地點、人物、事由、背景等要素。數碼照片檔案和數碼錄音、錄像檔案著錄項目及說明見附件1、附件2。

第四章 存儲、保管和利用

第十五條 音像電子檔案可分別存儲在計算機硬盤、一次寫光盤和專用移動硬盤上。

第十六條 光盤應采用單片光盤硬盒豎立存放，盒內附有標識。不得直接在盤面上粘貼標記。檔案光盤標識見附件3。

第十七條 存放環境要遠離強磁場并與有害氣體、強紫外線隔離，環境溫度應控制在17-20℃，相對濕度應控制在35%-45%。

第十八條 對存儲音像電子檔案的光盤、移動硬盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發現問題應及時采取恢復措施。

第十九條對存儲在光盤、移動硬盤上的音像電子檔案，應每4年轉存一次，原載體同時保留時間不少于4年。

第二十條 音像電子檔案的利用按各單位檔案利用借閱制度進行，利用時應確保檔案信息安全。

第五章 附則

第二十一條 本規定由國家安全監管總局檔案館負責解釋。

第二十二條 本規定自2017年1月1日起施行。

附件：1.數碼照片檔案著錄項目及說明

2.數碼錄音、錄像檔案著錄項目及說明

3.檔案光盤標識及說明

附件1

數碼照片檔案著錄項目及說明



數碼照片檔案的著錄字段至少應包括檔案室代號（或全宗號）、分類代碼、年度、照片組號、張號、組題名、文字說明、張數、攝影者、時間、保管期限、光盤號、部門、參見號、備注等，檔案室代號（或全宗號）、分類代碼、年度、照片組號、張號也可不分別著錄，直接著錄為檔號。

1.年度：形成年度，采用4位阿拉伯數字表示。

2.組題名：本組照片所共同反映的主要內容。

3.文字說明：組內每張照片所反映的主要內容，包括人物（姓名、單位、職務、照片中所處位置）、地點、事由等。

4.張數：一個照片組內數碼照片的數量。

5.攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。

6.時間：數碼照片拍攝的日期，采用8位阿拉伯數字，如：2012年12月1日著錄輸入20121201。

7.光盤號：指存儲數碼照片檔案信息的光盤序號。

8.部門：歸檔部門，采用部門全稱或規范化簡稱，并保持一致和穩定。

9.參見號：與本組照片有密切聯系的其他載體檔案的檔號。

10.備注：其他需要說明的情況。如有相關宣傳報道材料的，可在備注中記錄報道標題。

附件2

數碼錄音、錄像檔案著錄項目及說明



數碼錄音、錄像檔案的著錄字段至少應包括檔案室代號（或全宗號）、分類代碼、年度、件號、題名、攝錄時間、持續時間、攝錄者、保管期限、光盤號、部門、參見號、備注等。檔案室代號（或全宗號）、分類代碼、年度、件號也可直接著錄為檔號。

1.題名：反映數碼錄音、錄像檔案的主要內容，包括時間、地點、人物、事由、背景等要素，如涉及多位重要人物出席或講話的活動，應標注出文件中涉及的全部人物姓名、單位和職務。

2.攝錄時間：錄音、錄像文件錄制日期，以8位阿拉伯數字標注年、月、日。

3.持續時間：一個文件的拍攝時長，以分鐘為計量單位。

4.部門：歸檔部門，采用部門全稱或規范化簡稱，并保持相對一致和穩定。

5.參見號：與本件音像電子檔案有密切聯系的其他載體檔案的檔號。

6.備注：其他需要說明的情況。如有相關宣傳報道材料的，可在備注中記錄報道標題。

附件3

檔案光盤標識及說明









檔案光盤標識

年 度

光 盤 號


光盤內容




分類代碼

容量


件（張）數

保管期限


制作單位

制作日期

























1.光盤號：存儲音像電子檔案信息的光盤序號，可以在同一年度下排列流水號，也可以跨年度排列流水號。由4位阿拉伯數字組成，不足4位的在前補數0”。

2.年度：光盤內音像電子檔案的形成年度，采用4位阿拉伯數字表示。不同年度、不同類型的音像電子檔案應分別存儲在不同光盤內。

3.光盤內容：光盤內檔案信息內容的簡要說明，標明光盤存儲內容所對應的起止照片組號或件號。

4.分類代碼：光盤內存儲內容的分類：ZP、LY、LX。

5.容量：光盤內存儲數據的容量，如：4.2G。

6.件（張）數：光盤內存儲的數碼錄音、錄像檔案的件數或數碼照片的張數。

7.保管期限：光盤內檔案的保管期限，統一填寫為：永久。

8.制作單位：制作光盤內容的承辦單位名稱。

9.制作日期：制作光盤的年、月、日，采用8位阿拉伯數字。