[ 張智濤 ]——(2009-11-9) / 已閱6851次
試論基層法院的檔案管理工作
張智濤
人民法院的檔案是國家檔案的重要組成部分，真實地記錄了人民法院的審判工作和其他各項活動，是維護法院審判歷史面貌的重要憑證，也是做好法院各項工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)和條件。隨著社會的不斷進步，檔案的擁有量和使用量日益增多，法院檔案的管理工作必須堅持高起點、高標準、高要求，突出規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，不斷提高法院檔案質量和檔案的有效開發(fā)和利用，更好地服務審判服務社會。
一、目前基層法院檔案管理存在的問題
隨著法院檔案工作重要性的日益顯現(xiàn)，多數(shù)基層法院在加強領導、注重軟硬件建設方面狠下功夫，如常州市天寧區(qū)人民法院撥出專款建立了400多平方米的檔案中心，做到辦公、庫房、閱卷三分開，購置高新檔案密集架等現(xiàn)代化設備，并采取措施強化檔案信息化建設，實施電子檔案、紙質檔案雙式管理，取得一定成效。但不可否認的是，目前基層法院檔案管理中仍存在一些不容忽視的問題。
1、訴訟檔案的數(shù)量急速遞增。隨著社會主義法制的健全，普法教育的深入，人民群眾運用法律武器保護自己合法權益的意識不斷增強，訴至法院的各類糾紛也不斷增長。同時由于2007年4月1日實施的《訴訟費用交納辦法》從多個方面降低訴訟費用收費標準，直接導致基層法院收案數(shù)量的大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長。如常州市天寧區(qū)法院1980年至1990年的庫存檔案數(shù)量為465卷732冊，1991年至2000年的庫存檔案數(shù)量為27407卷48351冊，到2008年8月，全院庫存檔案數(shù)量已經(jīng)達到66378卷116953冊，其中僅2008年8個月的歸檔數(shù)量即有10452卷18712冊，增長速度可見一斑。
2、人員配備相對不足。根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》中的機構和職責的第五條規(guī)定，各基層法院相繼都設置了檔案機構，配備了專職檔案干部，這是做好檔案工作的必要條件。根據(jù)有關規(guī)定保存檔案一萬卷（件）應該設專職檔案干部一名為基數(shù)，超過部分每超過一萬五千卷再增配一人，但受案多人少矛盾的影響，大部分基層法院的專職檔案員僅有1－2名。檔案工作人員的相對不足與急速增長的檔案量和工作量之間的矛盾，導致檔案人員每天只能疲于應付檔案的有關事宜，無法抽出更多的精力做好檔案的開發(fā)利用、信息化管理等工作。
3、法律規(guī)定的相對滯后。最高人民法院于1991制定并實施《人民法院檔案管理辦法》（下稱《辦法》），時至今日，隨著社會生活日新月異的變化，世界經(jīng)濟突飛猛進的迅速發(fā)展，該辦法存在的弊端日益突出。如《辦法》規(guī)定“經(jīng)濟合同糾紛案件訴訟標的在十五萬元以上的，保管期限為永久，訴訟標的在五萬元以上十五萬元以下的，保管期限為長期”，然而隨著經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，訴訟標的數(shù)十萬元甚至百萬元的案件大量涌進法院，若仍舊以十五萬元的標的作為永久保存的標準，必將導致檔案庫存量過大，筆者認為將訴訟標的在一百萬元以上作為永久保存，五十萬元以上作為長期保存更為適宜。《辦法》規(guī)定“缺席判決的民事案件為永久卷”。如果公民的一件普通離婚案件，因被告下落不明，缺席判決就定為永久卷，或是一件標的不滿1000元標準的普通案件，僅因被告經(jīng)傳喚未到庭應訴缺席判決就定為永久卷，筆者認為不妥，定為短期卷即可。《辦法》還規(guī)定“經(jīng)上級法院復查改判的民事、經(jīng)濟、行政訴訟案件定為永久卷”。一般上訴案件有三種結果：維持原判，依法改判、發(fā)回重審，而改判又分為部分改判或變更原判決的全部，此項規(guī)定較難執(zhí)行，這樣的案卷定為長期卷即可。因此，《辦法》已遠遠不能適應當前我國經(jīng)濟的發(fā)展，人民法院應當以對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想的態(tài)度，根據(jù)新形勢新特點，重新確定相關管理辦法，發(fā)揮法院檔案利用的實際效益，更好地服務審判。
二、解決問題的相關對策建議
時代在前進，社會在發(fā)展，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業(yè)，也必須根據(jù)時代和實踐的發(fā)展要求不斷創(chuàng)新，如何變被動服務為主動服務,如何做到檔案信息在訴前、訴中、訴后的有效服務，是提高辦案效率、體現(xiàn)司法公正的內在要求。筆者試就如何做好基層法院檔案管理工作談幾點意見。
1、抓領導，積極爭取支持
加強組織領導，完善檔案管理體制，是檔案工作在新形勢下順利進行的重要保證。應確立院長直接領導、辦公室具體負責、各部門協(xié)同配合的檔案工作體系，注重檢查檔案工作進展情況，幫助協(xié)調工作中的矛盾，解決實際困難。在每年度的工作意見、目標管理考核辦法、全年工作總結，院領導都要突出強調檔案工作，真正做到檔案工作與審判工作同部署、同檢查、同考核。同時院領導還應重視提高干警對檔案管理工作在法院審判工作中重要性的認識，增強干警主動參與檔案管理的積極性。
2、抓隊伍，提高人員素質
注重加強專職檔案人員培訓，參加上級法院、檔案局組織的檔案業(yè)務培訓，并邀請上級檔案局的有關領導具體指導，主動向先進單位學習，通過學習開闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長補短。同時加強檔案管理網(wǎng)絡員的培訓，重視加強對各部門書記員、內勤、特別是檔案管理網(wǎng)絡聯(lián)絡員的業(yè)務指導，有計劃地開展培訓。對新到工作崗位的書記員，應進行手把手地業(yè)務指導，使他們正確掌握訴訟檔案的收集、整理、裝訂要求，確保歸檔質量。及時訂閱有關檔案管理書刊，督促其自覺學習，促使其掌握必要的檔案知識。
3、抓質量，嚴格把好“四關”
為確保以高質量的檔案管理工作促進司法公正，一要把好質量評查關，把“訴訟檔案是否規(guī)范”作為一項重要的指標認真評查；二要把好歸檔關，應對各部門上交的各類檔案堅持原則，嚴格把關，不符合歸檔要求的，及時指正，并督促整改；三要把好保管關，庫存檔案要經(jīng)常檢查，確保庫房“八防”措施到位，保持庫存檔案整齊、美觀、牢固；四要把好利用關，重視檔案利用工作，充分發(fā)掘檔案資源，提高利用率，為案件的申訴復查、專項檢查、質量評查及司法機關的偵破工作等提供全面、有效、良好、高效的服務。
4、抓規(guī)范，實現(xiàn)長效管理
加強制度建設，規(guī)范檔案管理，是科學管理檔案工作的保證。一要規(guī)范工作規(guī)程，依據(jù)《檔案法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》等要求，嚴格制定歸檔、保管、鑒定、借閱等各項操作規(guī)范和工作規(guī)程；二要實行報結案審查制度，每月報結案的同時應將案卷材料整理裝訂后送審判監(jiān)督庭審查；三要確定歸檔限期制度，嚴格辦理訴訟案卷移交手續(xù)，編制歸檔目錄，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范；四是要實行借卷登記審批制度，制定一此借閱、查閱檔案規(guī)定，嚴格訴訟檔案的管理，對所借檔案由專人負責及時將借檔人姓名、單位、時間、件數(shù)等信息輸入數(shù)據(jù)庫；五要規(guī)范通報制度，不定期地對各部門歸檔數(shù)量、質量情況以及超期未還或未辦理相關手續(xù)等情況在局域網(wǎng)上通報。
5、抓硬件，完善基礎設施
進一步優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，在抓好軟件建設的同時，尤其要注重硬件設施的達標，嚴格按照標準要求配置設施，為提高檔案管理水平創(chuàng)造良好的物質條件。同時充分發(fā)揮現(xiàn)代化設備的作用，將所有門類檔案逐頁掃描進行微機錄入，實現(xiàn)照片檔案、訴訟檔案、文書檔案等資料的數(shù)字化、信息化，逐步推廣電子文檔，強化檔案網(wǎng)絡建設，充分發(fā)揮內部局域網(wǎng)優(yōu)勢，進一步開發(fā)、利用、調取庫存檔案。
