[ 閔濤 ]——(2009-12-3) / 已閱5954次
從利用工作談文書材料的分類與組卷
閔濤
分類是文書材料立卷的核心，立卷質量的高低很大程度上取決于分類方法是否科學、合理。在近幾年對機關文書材料立卷的檢查、指導工作中，筆者發現，這始終是機關文書部門或檔案部門無法逾越的鴻溝。因此，筆者想就這一問題淺談個人之見解，以求與同行共同探討。
一、分類和組卷的基本含義
分類是人們認識思維的結果，是對客觀事物認識的一種基本方法。客觀事物有從少到多、從簡單到復雜的不斷變化發展的過程。當事物發展得越來越多、越來越復雜時，為了能更準確地認識和掌握事物的本質，人們便按一種標準或一個角度來對事物進行劃分。劃分出的每一類都從屬于這一事物，都是從不同的側面反映了事物的屬性，種類之和正好等于這一事物。例如，從性別分，人可分為男人和女人，從所有制形式分，企業可分為國有企業、集體企業、私營企業、股份制企業、三資企業等。根據分類邏輯性規則，按同一標準所劃分出來的類，類與類之間必須互相排斥、不能交叉、重復或包含，下位類之和等于上位類，并且同一次分類只能采用一種標準。
在檔案工作中，有許多分類概念，如信息分類、概念(種類)分類、實體分類、全宗分類、年度分類、組織機構分類和問題分類等等。這里，筆者所著重談的是在檔案實體分類中，經過了全宗和年度分類后的組織機構和問題分類是以一個單位一年的文件為整體，根據文件內容特點，把文件劃分成若干類別和層次的過程。組卷是指在分類的基礎上把具有共同特點或密切聯系的文件組合成案卷的過程。這就是文件分類和組卷的一般含義。
二、分類與組卷的關系
在文書立卷理論中，分類與組卷的方法、原則各自不同，不難區分。但在立卷實踐工作中，常出現對文件分類與組卷方法中采取的分級別、作者、文種、保管期限等分類在概念上模糊不清，運用起來前后沖突，使案卷質量大打折扣。因此，正確理解文件分類與組卷的關系對立卷工作是至關重要的。
1、分類是組卷的前提
首先，分類是檔案管理的基礎。在檔案管理工作中除了進行全宗區分、檔案門類區分、年度區分外，還必須對檔案劃分“類別”，因為文件在經過全宗、門類、年度分類后、文件依然是一堆雜亂無章的材料，此時組卷，結果必然造成案卷內容混雜，也使日后案卷的排架、編目等許多工作難以進行，這對規范管理極為不利。其次，分類的類目是檔案館(室)檢索文件的第一要素。一般情況，利用者查詢檔案，提供線索往往是一份文件的具體作者或內容或時間或文種等特征，而案卷很少能直接反映某份文件的具體特征，因為案卷是一組文件的集合，案卷反映的只能是一組文件的共同特征而非一份文件的具體特征。因此，檔案館(室)檢索文件的第一步只能從這份文件所從屬的類的一至幾個案卷中去查找，也就是說第一步工作是先判定文件從屬的類，然后，在確定的類中再通過其他特征檢索文件。因此，類目成為檢索文件的第一關口，如果在文件集合前，沒有明確的類目統帥，檢索文件只能是大海撈針。
2、組卷是在分類的基礎上文件的組合即再次分類
文件按一種標準分類后，在幾個大類之間，應該是互相平行的關系，其內容互不交叉、重復或包含。在這個基礎上，才能進入組合案卷的過程，組合案卷時一個類接一個類進行。在一個類內，可以按文件作者(級別)、問題、名稱等特征組合(再分類)或幾個特征聯合運用。最后，根據保管期限和文件數量的多少，在一個類內組合成一卷或數卷。然后依次進行，直至完成每個類內文件的組合。
由此可見，分類與組卷實質是立卷工作中一前一后的兩個步驟，是對文件進行分類和再次分類的過程。分類在前，是組卷的前提，組卷在后，是分類的延伸既再分類。分類重在區分，是通過演繹法把文件分割成個性互不相同的類，而組卷重在合并，是通過歸納法把共性文件組合在一起。
