[ 宋建君 ]——(2003-6-27) / 已閱13255次
中儲物流業務合同管理之初探
在物流營銷和服務工作中，合同，是確定我們物流企業與客戶之間權利義務關系的最重要的法律文本。根據我們的物流實踐，我們認識到，合同既是業務開發最終確定的結果，也是業務實施過程中對照執行的依據，更是解決業務糾紛主要的依據。薄薄的一紙合同，其重要性顯而易見。能否實施有效管理，把好物流業務合同關，是影響中儲股份物流營銷和服務戰略的一個重要因素。
一、建立業務合同談判機制
形象地說，合同不是寫出來，而是談出來的，最后形成的合同文本是談判出來的結果。在業務合同談判的實踐中，我們主要探索了以下三方面：
一是據理力爭，平等互利。一份成功簽約的合同，應該是雙方平等協商、互惠互利的結果。例如在與某大鋼廠的談判中，鋼廠以業務遍及全國為由，主張使用他們的倉儲保管合同；在訴訟管轄地問題上，主張由鋼廠所在地人民法院管轄。我們據理力爭，指出中儲股份也是全國性企業，上市公司有其規范，不同地區因其地域特殊性，不可強求一致，必須相互協商修改合同條款；至于訴訟管轄地，應遵循平等原則，由起訴方選擇雙方所在地的任一處來管轄。最終，對方接受了我們的意見，達成了一致。
二是巧妙設置，合理規避。如何將自身風險降到最低，是設置合同條款的重要準則。例如在與某外商物流企業談判中，由于需要我們代墊的運輸資金數額較大，又是滯后結算，因此我們設置了預付款制度，即客戶先期預付一定數額的款項，業務中發生的運雜費先從預付款中支出，當累計到合同限定數額時，客戶在規定期限內及時支付，補充了原先預付款中支出的對等金額。這樣既有效解決代墊資金來源問題，同時也一定程度上規避了代墊資金帶來的經營風險。
三是咬文嚼字，反復推敲。合同中的字句，是不能模棱兩可、隨意而為的。例如有一次，在與某鋁廠簽訂傳真件發貨協議時，對方提出要核對傳真件發貨通知單中的“所有要素”準確無誤，后來，通過耐心地溝通，客戶改變初衷，同意接受我們主張的僅核對通知單欄目中的“文字內容”，從“所有要素”到“文字內容”，雖只是四個字的變化，含義卻相差甚遠。
二、健全重要業務合同評審制度
何謂重要業務合同，一般似可從業務規模（某一期間物資量或單筆物資量）、金額、風險性等三項標準來衡量，只要業務合同具備上述標準中的任何一項，均可以視為重要業務合同，納入評審制度。
健全重要業務合同評審制度，可以協調各部門立場，從大局出發，形成企業整體利益，例如某物資公司主營卷板，其物流業務需求涉及倉儲、配送、市場等，在合同中我們不局限于某業務是否有收益，而是更強調企業整體利益，不僅穩定了客戶，而且還進一步挖掘了其潛在需求；健全重大業務合同評審制度，還可以集思廣益，凝結集體智慧，從業務開發、作業以及法律、財務等不同部門角度，對合同進行更大視角范圍的審視和評定，將一些主要問題暴露在合同正式簽訂之前，由此我們或坦率規避、或自我調整，真正做到一諾千金、九言一鼎。
三、完善業務合同文本框架
作為重要業務合同的補充，對于屬常規操作業務且穩定的客戶，一般制成固定的格式合同。格式合同中的條款，預先反復推敲，考慮周全，可以較好地維護公司權益，操作起來也更為便利。同時，又預留其它約定事項的空白處；如果約定事項內容較多，可另行簽訂補充協議，這些均有效增強了格式合同的靈活性。
對于單筆業務的零散客戶，則可以采取托運書的形式，將一些主要的條款內容印制在委托書的背面加注說明，類似于郵政特快專遞（EMS），客戶一旦簽章合同即告生效，同時也意味著接受加注說明中規定的權利和義務。
四、關注合同執行過程
合同作為法律事實的一種，其主要的法律特征之一就是具有合法性、確定性和可履行性。依法簽訂的合同，受國家法律保護，內容確定，隨之而來的就是合同的執行問題。
例如，重要業務合同經過合同評審之后，相關部門對具體條款均有了直觀的認識，在執行過程中根據確定的目標履行相應義務。通過制訂有關的規章制度，規范合同執行管理：業務開發部門做好全程業務跟蹤，作業部門實施具體的生產作業，財務部門加強結算管理，法律部門全面監督合同履行情況等。相關部門各司其職，共同做好合同執行工作。
五、構建業務合同庫
如果說上述合同管理手段是一種動態管理方式，更多的是著眼于從合同談判、簽訂、執行等過程化的管理，那么構建業務合同庫，則應屬于靜態管理方式，根據公司物流業務實際，對不同部門的不同業務合同進行歸檔、分類，逐步構建業務合同庫。
在業務合同庫中，不僅僅有已經簽訂的正式合同，還應該包括該合同初稿、評審意見、相關會議紀要以及在合同執行過程中形成的補充協議等，這些相關材料均應納入合同庫的有效管理中做好存檔，以備查考。
六、在合作中向客戶學習
在物流業務實踐中，我們感覺到，客戶們的法律意識都非常強。例如某不銹鋼公司要求在主合同之外，另行要求我們尋找第三方與之簽訂連帶擔保協議；某家外地銀行簽訂質押貸款合同，不僅從當地邀請來了公證人員，而且還要現場看著法定代表人簽字，如果法定代表人不在，一定要代理人出示授權委托書。至于要求提供通過年度工商檢的企業法人執照、公司資信級別證明等的客戶則更多。
客戶們的這些做法，給我們帶來的啟示是，要在合作中向客戶們學習，充分運用法律，最大限度地發揮其效力空間，規避運營風險，維護好我們的合法權益。
強化物流業務合同管理，可以使我們在業務工作中由“事后救火”變為“事前防火”，牢牢樹立“亡羊補牢已晚，防患未燃為先”的觀念。同時，物流業務合同管理，也是一個值得深入研究和探討的大課題，除了上述六種管理思路之外，還有組織機構健全、規章制度保障、人才引進和培養、法律知識培訓以及相關計算機軟件管理等，在此就不一一贅述。
（江蘇無錫市錫滬路183號 宋建君）
