[ 馮興吾 ]——(2004-6-14) / 已閱43610次
F、不按規范格式制作的文書和不符合其他規定的不批。
5、堅持要素式公證書制
采用要素式出具公證書的，我們處要求應以司法部推薦的參考格式為準，不得遺漏其中任何一項必備要素；做到公證證詞的事實認定部分嚴謹、完整，法律適用部分明確，被證明事項在程序上和實體上符合法律、法規和規章的規定；沒有參考格式的，由承辦公證員草擬出格式，報處務會議研究后審批出證；經處務會議討論形成的格式，應作為處里的參考格式。如農行申請辦理證據保全時，我們制作公證書時，要求申請人的全稱、住所地、營業執照注冊登記號、金融許可證登記號應寫清，負責人或委托代理人的姓名、性別、出生日期、住址、居民身份證編號應寫全。
6、堅持涉外翻譯的校核制
對于小語種的公證書翻譯由翻譯機構翻譯，翻譯機構翻譯的公證書及被證明文件的譯文應當忠實于原文，確保譯文質量，如有差錯，應承擔相應責任。
對于英語等的公證書翻譯，由承辦涉外公證員翻譯，但是在出證前必須由另一名具備承辦涉外公證員校核公證書譯文，并把公證書譯文的校核作為審批的前置條件，未經譯文校核階段不審批出證。
7、堅持送達公證書的“第一讀者”制
已校核的公證書打印件經內勤蓋上“宣城市公證處”印章和公證員簽名章后，裝訂送達當事人前，我們處堅持做到“第一讀者”制。由公證人員核對以下事項：
⑴、公證書無語法錯誤和邏輯錯誤，無錯別字，標點符號準確，公證書編號無誤，出證日期準確；
⑵、附在公證書前的被證明文件是否齊全，與公證證詞所述的文件是否一致；
⑶、被證明文件上的文字、符號、簽名、印鑒是否清晰可辨；
⑷、應粘貼照片的公證書，照片是否遺漏、是否同一底版；
⑸、公證書被證明文件的譯文是否齊全；
⑹、公證書是否加蓋鋼印；
⑺、公證書的裝訂是否符合規格，式樣是否正確、整齊、潔凈。
8、堅持聯席會議制
我們處堅持與銀行、法院、城建、房管等單位定期組織聯席會議，聽取有關單位對公證質量的評議，隨時接受社會廣泛監督，使公證成為“看得見的誠信”。
9、堅持二人現場辦理公證制
根據《中華人民共和國公證暫行條例》、《安徽省公證條例》、《公證程序規則》規定，我們處要求招標、投標公證；拍賣公證；公司股東大會公證；各類有獎活動公證；保全證據公證；辦理遺囑公證；應有二名以上公證人員（其中至少有一名公證員）到現場辦理外，還規定下列事項也應由二名以上公證人員（其中至少有一名公證員）到現場辦理公證包括：
⑴、殘疾人申辦公證；
⑵、年老體弱、生病住院的人申辦公證；
⑶、被限制人身自由的人申辦的公證。如軍天湖農場的犯人申辦委托書公證，南湖農場的勞教人員申辦放棄遺產的聲明書公證；
⑷、當事人制作手模時，應有兩名公證人員在場。
10、堅持公證質量主任負總責制
主任就公證質量向市司法局和全體公證人員負責；分管公證質量的副主任及承辦公證員對公證處主任負責。公證處主任把公證質量納入公證處的每年度的目標管理并據此對公證人員進行獎懲。
四、加強公證質量的檢查，落實各項監督措施
1、在公證質量檢查的方法上，建立個人自查、互查、工序交接檢查、抽查的四查制度
⑴、自查。承辦公證員在每一份公證卷宗歸檔前，應結合整理卷宗進行公證質量自查。
⑵、互查。各承辦公證員每三個月互查一次卷宗，（安排在每年的三月、六月、九月、十二月）。互查案件的數量不少于該承辦公證員季度辦證的總量的一半。今年的“非典”防范期間，案件少，我們處又再次及時組織了2002年度、2003年1－3月全部案件的互查。
⑶、工序交接檢查。全處人員各司其職，共同監督，在受理、審查、詢問、調查、文書制作、出證、送達、歸檔等各個工序嚴格檢查，確保質量。第一工序的公證人員均應對下一工序負責，對上一工序發生的差錯應進行記錄；負責更正的公證人員應將差錯內容逐一查清并作記錄；差錯記錄應向主任或分管公證質量的副主任匯報，定期向全體公證人員公布。
⑷、一年度兩次的公證質量抽查。每年的一月和七月我們處，組織專門人員對公證卷宗進行抽查，并對抽查的卷宗的公證質量進行評分，經處務會議審議通過上報市司法局。
2、在公證質量抽查的標準上，依照司法部、省司法廳、公證處內部的三級檢查體系
⑴、司法部：《公證質量檢查標準》
⑵、省司法廳：按《安徽省公證條例》、《安徽省司法廳關于反對公證行業不正當競爭行為的若干規定（試行）》、《質量檢查的百分記分表》
⑶、市公證處：2001年初，我們處經過處務會議討論修訂通過了新的系統的《規章制度》，包括《宣城市公證處公證員崗位職責》、《宣城市公證處主任崗位職責》、《宣城市公證處內勤崗位職責》、《檔案管理人員崗位職責》、《宣城市公證處學習制度》、《宣城市公證處業務管理制度》、《案件質量控制規程》、《宣城市公證處檔案管理辦法》、《宣城市公證處公章、印鑒管理辦法》等20余項規章制度。
3、在公證質量檢查重點上，實行區別對待制，重點檢查以下案件
⑴、繼承、贈與公證；
⑵、涉外及涉港澳臺公證；
⑶、招投標、有獎活動公證；
⑷、批量、大宗公證；批量、大宗公證由于面廣、收費少、審核煩，承辦人員不該接受的條件可能接受了，該審查的可能沒審查，該取證的可能沒取證，該歸檔的可能沒歸檔。因此，越是批量、大宗公證我們處檢查越嚴。
4、在公證質量檢查結果上，實行過錯責任追究制
⑴過錯責任的認定
A、公證書認定的基本事實和基本證據失實或不清、不完整；
B、公證管轄程序不當；
C、公證書不真實、不合法；
D、錯誤地作出不予受理、不予公證、撤銷公證書、拒絕撤銷公證書的決定；
E、公證文書打印差錯，打印、翻譯、校對、蓋章、裝訂有差錯；
F、公證卷宗滅失；
H、當事人提供的證件、材料原件等滅失；
J、其他應當追究的過錯。
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