[ 王瑜 ]——(2005-4-6) / 已閱10005次
軟件公司的商帳管理
北京中關村的一家軟件企業，同時兼營一些網站制作及推廣業務。公司在經營中累積了大量的債權，嚴重影響公司的運營。這些債權有這樣的特點：1、債權極為分散，債權總數只有一百多萬元，但是卻有一千多筆，最少的一百塊，最多的也只有幾萬塊；2、時間長，這是公司經營中歷年積累下來的，大約有三分之一已經過了兩年的訴訟時效；3、材料混亂，這些債權的形成以及相關材料很多無處查詢，沒有人很清楚的知道；4、這樣一些小的債權還在不斷產生；5、公司并沒有任何人具體負責這些債權的催收。
無疑那家軟件公司的債權催收將面臨巨大的困難。1、債務人公司是否存在？一些小的公司，經營不好就不去年檢，讓公司自然消亡，公司都沒有了，自然債權也要不到了；2、公司的經營地址和聯系方式是否發生變化？一般的公司都是租賃寫字樓辦公，一年一搬家很常見，一搬家聯系方式等全部發生變化，必須重新找到新地址所在；3、原來的經辦人是否還在？這看起來與債權的催收并沒有關系，其實關系很密切，一般小公司沒有完善的文件保管制度，經辦人走了，這么小的一件事情，也許移交工作時并沒有做交代，沒有人知道這件事情，那么當然不會輕易付給你錢；4、如果債權數額較大還要考慮，債務人是否有償還的經濟能力。
如果債務人不想還錢，那么只有起訴，但是起訴的成本巨大。無論案件的大小，基本工作量是一樣的，必須捋清法律關系，整理好證據材料，去工商局查詢債務人的工商注冊材料，找到公司注冊地址和法定代表人，然后才能制作訴訟文書。起訴要去法院五次，立案一次、開庭一次、領判決書一次，申請執行一次，領執行款一次，如果幸運的話，可以少去幾次，當然也可能比五次要多。很多小公司被郊區的稅收優惠政策吸引注冊在郊區，但是卻在市里辦公，這樣必須要去郊區起訴，往返郊區的時間和交通成本是很高昂的。到法院起訴要交訴訟費，工商局查詢要交納查詢費，如果加上律師費，每個案件的成本可能高達一萬元，那么對于標的額在一萬以下的訴訟案件根本就沒有訴訟的意義。
根據美國商法聯盟調查數據顯示，當逾期時間為一個月時間，追帳成功率為93.7%，當逾期半年時，成功率降為57.8%，當逾期兩年左右，成功率為13.5%。美國企業的應收帳款回收期平均只有37天，而中國企業平均為100多天。美國公司追帳的成功率為60%以上，而中國企業的成功率不到20%。根據中國的國情，以及我們工作中的實務經驗，對于這些小額的債務必須建立一套完整的催收制度才能有所保障，下面將探討這個催收制度的建立。
一、健全內部合同管理
合同管理不僅僅是保管合同原件，更需要保留好合同相關的往來傳真、備忘錄、相關人員簽署的收貨憑證等等，都要妥善保管好。很多公司是沒有合同管理的，對于一些小的合同，原件雖然在公司的專人手中，但是在執行過程中有關材料隨意分散在業務人員手中，業務人員走了，該資料也就沒有了，合同的執行情況也就沒有人知道了。一旦發生糾紛沒有人能完全知道事情的來龍去脈，沒有人手頭有完整的材料。
合同保管要強調責任制，在合同執行階段，合同可以由業務人員或業務部門經理保管，凡是和合同執行有關的材料統一在第一時間交給該人保管。業務辦理完畢應當完整移交到公司專職保管人員。我們建議在移交的材料中加上一個合同執行說明，由具體經辦人對合同的執行情況進行說明，將材料列個清單，可以做成格式直接填寫。
二、強化催收
中國講人情，在我們的實務工作中發現，越是關系好，可能款項越晚兌現。大部分款項并不是對方沒有能力支付，而是不想支付，想想現金在自己公司握著多主動，而且可以生息，總比還給別人好。所以很多公司是看哪個催得急，誰急就先付給誰。而如果礙于面子，就只能等到最后了，萬一對方資金一緊張，這帳就成了陳年老帳了，所以要加強貨款催收。
催收也要講策略，按過程分別進行排布。
第一步，直接由業務人員負責催收。業務員的待遇是與業務量掛鉤的，業務人員應當對帳款承擔催收責任。業務人員是公司最底層的工作人員，可以可憐兮兮去找對方，“大哥，你要是不給我錢，我就要失業了。”，這樣博得同情心，小的帳款一般都能這樣催收回來。這一步的時間不要太長，給予兩周的時間就行了，沒有效果進入下一步。
第二步，財務部核帳。財務部核帳有兩個目的，第一告訴對方這筆帳款開始移交到公司統一來處理了，二是和對方核帳，確認欠款的事實與數額。這個很重要，一旦發生訴訟有這張核帳單，雙方的法律關系就非常的簡單了，不需要對合同執行中的質量、數量等雙方可能發生爭議的事項進行糾纏了。這個時候雙方還沒有鬧僵，拿到這樣的核帳單一般比較容易。當然財務部目的不是要核帳，還要催收款項，財務部人少，自然沒有人專職來打要帳電話，可以讓單位前臺或其他人以財務部的名義打這個電話。
第三步，以上措施都沒有效果，那么說明對方有想賴帳的可能。如果對方說，你再等幾天，我們馬上有一筆到帳，一到就給你，這樣的話，最多只能信一次，不要有太多的指望。以上兩個步驟已經進行了三個月，仍然沒有效果就應當考慮移交公司法律部門，由法律部門進行處理。
三、果斷采取法律措施
很多公司顧慮采取法律措施會傷了彼此友好的業務關系，失去了一個客戶。這是中國國情，確實是要考慮的，但是只要想想，做任何的業務都是以贏利為目的的，如果對方不支付帳款，那么要這個友好的業務關系做什么？與其拖到以后翻臉，再對簿公堂，不如現在采取法律措施早點將款項收回來更為塌實。
采取法律措施，也能考慮到中國國情，不是一開始就直接將對方告上法庭。可以先給對方打招呼，說要采取法律措施了，再不理睬，發個律師函，最后才起訴，這樣的話對方就自己陷入了不人情了，再有什么埋怨也不好講了。
作者：王瑜，北京律師，電話：010-51662214，
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